Juridisch
PRIVACYVERKLARING
1. INLEIDING
Smart-E-Grid (met zetel te 3520 Zonhoven, Senator A. Jeurissenlaan 1020 – ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0748.975.996) (hierna genoemd: "Smart-E-Grid" of "Wij") zal als verwerkingsverantwoordelijke enkel uw Persoonsgegevens (zoals hierna vermeld) inzamelen, bewaren, verwerken en overdragen (hierna genoemd: "Verwerking") overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving inclusief, doch niet beperkt tot, de Verordening (EU) 2016/676 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), (hierna genoemd: "AVG") en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Aan de hand van dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid (hierna genoemd: "Beleid") beschrijven wij de wijze waarop wij gegevens verwerken die op u betrekking hebben of aan de hand waarvan wij u rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren (hierna genoemd: "Persoonsgegevens") in verband met de Smart-E-Grid Power Community, de thuisbatterij voor energieopslag (hierna genoemd: "Batterij") en de overeenkomsten die met Smart-E-Grid ondertekend zijn (moeten worden) in verband met de levering van deze producten en/of diensten (hierna genoemd: "Overeenkomst"). Meer in het bijzonder leggen wij uit hoe en waarom wij uw Persoonsgegevens verzamelen, wat wij ermee doen, met wie wij ze delen, hoe wij ze beschermen, hoelang wij ze bewaren en informeren wij u over uw rechten.
Wanneer u de bepalingen van dit Beleid aanvaardt, betekent dit dat u akkoord gaat met de wijze waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, opgenomen in dit Beleid en dat u bevestigt dat dit nodig is voor de producten/diensten geleverd in uitvoering van de Overeenkomst en/of voor ons gerechtvaardigd belang.
2. WANNEER VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij verzamelen uw Persoonsgegevens wanneer u:
- Onze producten en/of diensten aankoopt bv. bij het verlenen van toegang tot de module van uw Batterij voor de Overeenkomst.
- Een account aanmaakt op het Smart-E-Grid klantenportaal (via het webgebaseerde persoonlijke klantenportaal en/of de applicatie voor Android of iOS)
- Onze website gebruikt
- Solliciteert voor een van onze vacatures (via onze website, via e-mail, etc.)
- Met ons contact opneemt of uw Persoonsgegevens meedeelt met betrekking tot overeenkomsten, bestellingen, het aanvragen van offertes, klachten, enz.
3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEVENS?
In wat volgt leggen wij uit waarom wij uw Persoonsgegevens verzamelen en op basis van welke rechtsgrond, welke Persoonsgegevens we van u verzamelen, hoe we deze Persoonsgegevens hebben verkregen, hoe lang we deze gegevens bewaren en met wie wij deze gegevens eventueel delen.
A. Voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten met (onder)aannemers, derde dienstverleners, leveranciers en andere business partners
Doeleinde?
Correspondentie voor de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene.
Rechtsgrond?
Noodzakelijk voor voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst.
-Welke Persoonsgegevens?
(a) Persoonlijke informatie (Voornaam, familienaam, BTW-nr.);
(b) Contactgegevens (adres, (professioneel) e-mail, telefoonnummer);
(c) Financiële informatie (bankrekening, betaalgegevens, facturatiegegevens, etc.).
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks van de betrokkene.
Hoe lang?
Tot 10 jaar na einde van de overeenkomst met de samenwerkende onderneming/dienstverlener/leverancier. Nadien worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Met wie worden de gegevens gedeeld?
Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur en eventuele andere derden enkel op een “need to know basis” waaronder overheidsinstanties of in het kader van een overnameproces.
B. Levering van producten/diensten aan klanten
Doeleinde?
Registratie van de klant, levering van Diensten en/of producten, afhandeling van betalingen, correspondentie met de klant, opvolging.
Rechtsgrond?
Noodzakelijk voor voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst.
Welke Persoonsgegevens?
(a) Identificatiegegevens (voornaam, familienaam, BTW-nr.);
(b) Contactgegevens (thuisadres of professioneel adres en/of andere plaats waar de producten/diensten geleverd/geïnstalleerd zullen worden, (professioneel) e-mail, telefoonnummer);
(c) Financiële informatie (bankrekening, betaalgegevens, facturatiegegevens, etc.).
(d) Technische gegevens: informatie aangaande energiedetails eigen aan de plaats voor levering van de diensten, installatiedatum, gegevens met betrekking tot verbruik en prestaties van de energie; ID van het opslagapparaat, ID besturingseenheid, EAN-nummer en/of MPAN-nummer (van de elektriciteitsmeter in de eigendom waar de Batterij zich bevindt).
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks van de betrokkene of via een derde (zoals een bestaande klant in het kader van een “refer a friend-actie” (zie ook C),
Hoe lang?
Tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst met de klant.
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Onze business partners in het kader van onze dienstverlening;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
- Eventuele andere derden enkel op een “need to know basis” waaronder overheidsinstanties of in het kader van een overnameproces.
C. “Refer a friend”– actie
Doeleinde?
Het bieden van kortingen en/of andere voordelen aan bestaande klanten in ruil voor het aanbrengen van nieuwe klanten.
Rechtsgrond?
Toestemming
-Welke Persoonsgegevens?
(a) Persoonlijke informatie (Voornaam, familienaam);
(b) Contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer);
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Van bestaande klanten via de “refer a friend”-tool
Hoe lang?
Tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst met de klant, gedurende de van toepassing zijnde periode waarin de toestemming wordt gegeven (tot de eventuele intrekking van de toestemming).
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
- De bestaande klant die de nieuwe klant heeft aangebracht
D. Rekrutering en selectie (via contactformulier op de website of e-mail)
Doeleinde?
Identificatie, preselectie en evaluatie van sollicitanten voor een mogelijke job, alsook het geven van feedback aan de sollicitant.
Rechtsgrond?
Gerechtvaardigd belang: beheer van de sollicitatieprocedure.
Welke Persoonsgegevens?
(a) Persoonlijke informatie (voornaam, familienaam, adres, geslacht, geboortedatum);
(b) Contactgegevens (adres, e-mail);
(c) Professionele gegevens (opleiding, vorige professionele betrekkingen en werkgevers en eventuele andere informatie vermeld op CV van de betrokkenen).
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks van de betrokkene of via wervingsbureaus.
Hoe lang?
De Persoonsgegevens worden tot 1 jaar na afwijzing bijgehouden voor het aanleggen van een wervingsreserve. Bij aanwerving worden de Persoonsgegevens tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst bijgehouden.
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur
- wervingsbureaus
- eventuele andere derden enkel op een “need to know basis” waaronder overheidsinstanties
E. Marketing
Doeleinde?
Correspondentie met een klant en prospecten via o.m.:
- Het samenstellen van een geactualiseerde en consistente verzameling gegevens en profielen van (potentiële) klanten;
- contact onderhouden met (potentiële) klanten;
- meer inzicht krijgen in het gedrag van (potentiële) klanten;
- overzichten samenstellen van potentiële klanten om hen relevante producten en diensten aan te bieden
- inzicht krijgen in de resultaten ten aanzien van opvolgacties en realiseren verkopen
- om besluiten te nemen ten aanzien van marketinginvesteringen en de ontwikkeling van marketingstrategieën en -campagnes;
- om verslag te kunnen uitbrengen aan gerelateerde onderdelen binnen de organisatie en gelieerde ondernemingen;
Rechtsgrond?
- Gerechtvaardigd belang (in geval van gekende klanten): direct marketing.
- Toestemming (in geval van prospecten of bezoekers van onze sociale media platformen).
Welke Persoonsgegevens?
(a) Identificatiegegevens (Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, land);
(b) Contactgegevens (adres, (professioneel) e-mail, telefoonnummer);
(c) Locatiegegevens;
(d) IP-adres;
(e) Marketingvoorkeuren;
(f) Inhoud verzoek om inlichtingen;
(g) Inhoud overeenkomst, gebruik diensten/platform;
(h) Sociale media profiel: taalkeuze, andere relevante informatie beschikbaar.
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Via de betrokkene zelf, via cookies op de website en de sociale media platformen (X, LinkedIn), gelieerde ondernemingen.
Voor meer info over cookies, raadpleeg /cookies
Hoe lang?
Tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst met de klant, gedurende de van toepassing zijnde periode waarin de toestemming wordt gegeven (tot de eventuele intrekking van de toestemming).
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
- Leveranciers van marketingtools
F. Website
Doeleinde?
De uitvoering van de websitediensten, netwerk en informatiebeveiliging, informatie verzamelen over het (surf)gedrag van de bezoeker van de website om het succes van onze content en diensten te kunnen monitoren en indien nodig verbeteren en om een vlot bezoek aan de website voor de bezoeker mogelijk te maken en de website-ervaring te optimaliseren.
Rechtsgrond?
- Contractuele noodzakelijkheid
- Gerechtvaardigd belang: de goede werking en veiligheid van onze website.
- Toestemming: voor de analyse van het gebruik van onze website.
Welke Persoonsgegevens?
(a) Persoonlijke informatie (Naam, voornaam);
(b) Contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer);
(c) Locatiegegevens;
(d) IP-adres, gegevens internetbrowser en apparaattype;
(e) Apparaatgegevens;
(f) Gegevens activiteiten website;
(g) Gegevens surfgedrag en voorkeuren.
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks via de betrokkene en via cookies.
Voor meer info over cookies, raadpleeg /cookies
Hoe lang?
Gedurende de van toepassing zijnde periode waarin de toestemming wordt gegeven (tot de eventuele intrekking van de toestemming).
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
G. Klantenportaal / applicatie
Doeleinde?
De uitvoering van onze dienstverlening in het kader van het klantenportaal en onze applicatie
Rechtsgrond?
- Contractuele noodzakelijkheid
- Gerechtvaardigd belang: de goede werking en veiligheid van het klantenportaal en de applicatie.
- Toestemming: voor de analyse van het gebruik van het klantenportaal / de applicatie.
Welke Persoonsgegevens?
- Persoonlijke informatie (Naam, voornaam);
- Gebruikersnaam en logingegevens
- Contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer);
- Locatiegegevens;
- IP-adres, gegevens internetbrowser en apparaattype;
- Apparaatgegevens;
- Gegevens activiteiten klantenportaal/applicatie;
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks via de betrokkene
Hoe lang?
Gedurende 10 jaar na het afsluiten van het account op het klantenportaal/de applicatie.
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
H. Behandeling van vragen, klachten en verzoeken tot offertes (via het contactformulier op de website, e-mail of telefonisch)
Doeleinde?
Correspondentie met het oog op het behandelen van vragen en klachten en informeren omtrent mogelijke oplossingen, alsook de opvolging van verzoeken tot offertes.
Rechtsgrond?
- Gerechtvaardigd belang: behandeling van vragen en klachten.
- Noodzakelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst.
Welke Persoonsgegevens?
(a) Identificatiegegevens (Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum);
(b) Contactgegevens (adres, (professioneel) e-mail, telefoonnummer);
(c) in voorkomend geval klantennummer;
(d) Financiële informatie (bankrekening, bankgegevens, etc.);
(e) eventuele andere gegevens die ons verstrekt worden.
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks van de betrokkene.
Hoe lang?
Tot 10 jaar na opvolging van de vraag/klacht, of tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst.
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
- Business partners voor de verlening van onze diensten
I. Facturatie en boekhouding
Doeleinde?
Boekhoudkundige en facturatiedoeleinden
Rechtsgrond?
Wettelijke verplichting
Welke Persoonsgegevens?
(a) Identificatiegegevens (Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, BTW-nr.);
(b) Contactgegevens (adres, (professioneel) e-mail, telefoonnummer);
(c) financiële gegevens: bankrekening, wijze van betaling,
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks van de betrokkene
Hoe lang?
Tot 10 jaar na het verstrijken van het relevante boekjaar
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
- Eventuele andere derden enkel op een “need to know basis” waaronder overheidsinstanties, sociale zekerheidsinstanties, bank- en verzekeringsmaatschappijen en ons accountantskantoor of in het kader van een overnameproces.
J. Geschillenbeslechting
Doeleinde?
Het beheer van eventuele geschillen
Rechtsgrond?
- Gerechtvaardigd belang: om onze contractuele, buitencontractuele wettelijke en andere rechten te vrijwaren
Welke Persoonsgegevens?
(a) Identificatiegegevens (Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum);
(b) Contactgegevens (adres, (professioneel) e-mail, telefoonnummer);
(c) bedrijfsgegevens
(d) eventuele andere informatie die relevant kan zijn voor het geschil.
Hoe hebben we deze gegevens verkregen?
Rechtstreeks van de betrokkene of via derde partijen.
Hoe lang?
Tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening.
Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur;
- Met Smart-E-Grid verbonden vennootschappen;
- Partijen met wie in het kader van het geschil wordt samengewerkt (externe juridische adviseurs, incassobureaus, etc.)
4. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij hebben een aantal technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of niet-toegestane toegang of gebruik en tegen toevallig verlies of schade aan de integriteit ervan. Deze maatregelen zijn genomen, rekening houdend met onze IT-infrastructuur, de Verwerking zelf van Persoonsgegevens, de potentiële impact op uw privacy, de daaraan verbonden kosten en overeenkomstig de huidige industriële standaarden en praktijken.
Uw Persoonsgegevens zullen enkel verwerkt worden door een derde wanneer deze derde ermee instemt om de technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van de gegevens na te leven.
5. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Afhankelijk van het doel waarvoor wij uw Persoonsgegevens verzamelen, is het mogelijk dat wij uw Persoonsgegevens delen met een andere verbonden vennootschap of dochteronderneming van Smart-E-Grid. Een bijgewerkte lijst van de huidige verbonden vennootschappen en dochterondernemingen is terug te vinden op www.smartegrid.be/affiliates.
Verder is het mogelijk dat wij voor het leveren van onze diensten uw Persoonsgegevens delen met derden die vertrouwde partners zijn bij het waarborgen van onze operabiliteit en de continuïteit van onze diensten. Een bijgewerkte lijst van de ontvangers en/of categorieën van ontvangers (bv.: Grid-operator, energieleverancier, enz.) en hun respectievelijk privacybeleid is terug te vinden op: www.smartegrid.be/affiliates. Door de ondertekening van dit Beleid gaat u akkoord met de wijze waarop onze vertrouwde partners uw Persoonsgegevens verwerken en u bevestigt dat de overdracht van uw Persoonsgegevens naar onze vertrouwde partners en de verwerking van de Persoonsgegevens door hen, noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en/of het doel van onze gerechtvaardigde belangen.
Verder is het mogelijk dat Wij wettelijk verplicht zijn uw Persoonsgegevens te delen met wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties, etc. Wij zullen enkel de noodzakelijke Persoonsgegevens aan deze instanties overmaken en zullen u hiervan, voor zover dit wettelijk is toegestaan, op de hoogte stellen.
6. DRAGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS INTERNATIONAAL OVER?
Het is mogelijk dat uw Persoonsgegevens overdragen worden aan een partner van Smart-E-Grid buiten de Europese Economische Ruimte (EER). . Elke overdracht naar een ontvanger met domicilie of zetel in een land zonder adequaatheidsbesluit (link), genomen door de Europese Commissie, zal vallen onder een overeenkomst die betrekking heeft op de vereisten voor de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (link), eventueel aangevuld met aanvullende maatregelen.
7. WAT ZIJN UW RECHTEN?
Gelieve te noteren dat u de volgende rechten hebt met betrekking tot de Verwerking door ons van uw Persoonsgegevens:
- Recht tot inzage en verbetering: u hebt toegang tot uw Persoonsgegevens. Alvorens u toegang te verschaffen, is het mogelijk dat wij u om veiligheidsredenen vragen uw identiteit te bewijzen en de nodige informatie te verstrekken met betrekking tot uw interacties met ons. Wanneer wij akkoord gaan dat wij u toegang moeten geven, zal dit kosteloos gebeuren. Indien de Persoonsgegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons vragen alle onjuistheden te verbeteren;
- Recht tot beperking van Verwerking: u hebt het recht om een beperking van de Verwerking te vragen wanneer wij het recht niet (meer) hebben om uw Persoonsgegevens te gebruiken of wanneer u de juistheid ervan betwist;
- Recht van bezwaar tegen de Verwerking: indien van toepassing, hebt u het recht om u te verzetten tegen de Verwerking door ons van uw Persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden. In het bijzonder kunt u zich, kosteloos en zonder enige verantwoording, verzetten tegen Verwerking voor doeleinden van direct marketing (bv. e-mails);
- Recht op verwijdering: u hebt recht op verwijdering van al uw Persoonsgegevens (behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer dat wettelijk vereist is);
- Recht op gegevensportabiliteit: onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw Persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, machineleesbaar formaat en om uw Persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar uw keuze;
- Recht op intrekking van uw toestemming: wanneer uw Persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde, zonder verantwoording, intrekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de Verwerking van de Persoonsgegevens voor de intrekking ervan, onverlet.
U kunt een verzoek indienen of deze rechten uitoefenen door ons te contacteren (zie art. 9 voor onze contactgegevens), waarna wij alle redelijke en praktisch mogelijke inspanningen zullen doen om uw verzoek in te willigen, voor zover dit niet in strijd is met de toepasselijke wetgeving en de professionele normen. U dient echter wel te weten dat de Persoonsgegevens (en de Verwerking) nodig zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en/of voor ons gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat iedere aanpassing aan uw oorspronkelijke toestemming kan resulteren in de beëindiging van de Overeenkomst.
Wij streven ernaar om uw vraag binnen 4 weken te beantwoorden. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken/vragen en van het aantal verzoeken/vragen die wij ontvangen, kan voornoemde termijn worden verlengd met twee maanden. Hiervan zal u binnen één maand na uw verzoek op de hoogte worden gebracht, met vermelding van de reden(en) van de vertraging.
8. GEBRUIK VAN COOKIES OP ONZE WEBSITE EN APPLICATIE
Wij kunnen ook Persoonsgegevens over u verzamelen door cookies en andere technologieën te gebruiken. Cookies zijn bestanden die webservers op uw apparaat plaatsen. Door het gebruik van cookies op de website en/of app verloopt uw bezoek soepeler en wordt uw gedrag op de website nauwkeuriger gemeten. Meer informatie over het gebruik van cookies, kan u vinden in ons cookiebeleid via de volgende link: /cookies.
9. HOE KUNT U EEN KLACHT INDIENEN?
Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, kun u steeds een klacht indienen via e-mail: privacy@smartegrid.be.
In het geval dat u vragen of opmerkingen hebt aangaande dit Beleid of de Verwerking van uw Persoonsgegevens, kan u ons steeds contacteren via e-mail: privacy@smartegrid.be.
Wanneer u niet tevreden bent met ons antwoord/oplossing, hebt u – in ieder geval – het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit die optreedt als toezichthoudende autoriteit:
Drukpersstraat 35
1000 Brussels (BELGIUM)
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
10. WIJZIGINGEN AAN ONS BELEID
Wij kunnen dit Beleid van tijd tot tijd wijzigen om onze huidige privacypraktijken weer te geven. Wij raden u aan dit Beleid regelmatig opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken en beschermen.
Dit Beleid is voor het laatst bijgewerkt op 30 december 2024